Papierloze kantoren rukken op. Zelfstandigen zoals artsen, fysiotherapeuten, kappers en scholen beginnen nu ook hun papieren agenda in te ruilen voor online systemen, stelt Klantafspraken.nl. Zo voorkomt de tandarts lege tandartsstoelen.

P+ nam een kijkje op het prachtig verbouwde hoofdkantoor van Delta Lloyd in Amsterdam ~zie verslag in het zomernummer. Is er een grotere papierwinkel denkbaar dan die van een verzekeraar, met polissen en aktes en contracten? Toch is er geen papier meer te zien. Alle documenten zijn gedigitaliseerd. Elke afdeling telt nog slechts een printer.

Uiteraard maken de medewerkers van Delta Lloyd ook via de computer werkafspraken met elkaar, met klanten en met nieuwe relaties. Dat is al niet meer zo bijzonder. Uit recent onderzoek van Paralax Planning Solutions blijkt dat zes op de tien werknemers inmiddels een digitale agenda onderhouden. “Opvallend is dat de digitale werkplanning relatief populair is in de leeftijdscategorie 45-55 jaar, terwijl werknemers tussen de 25 en 35 jaar juist de voorkeur lijken te geven aan een digitale kalender met daarnaast een papieren agenda”, zo bleek uit dit onderzoek. “Van de ondervraagden gebruikt 16 procent privé een papieren kalender, 16 procent heeft zowel een papieren als een digitale privéplanning.”

De echte groei moet dus nog komen. En ook zelfstandigen moeten die inhaalslag nog maken, constateert klantafspraken.nl. De website biedt een digitale afsprakentool aan, die klanten zelf kunnen invullen. Belangrijkste groeimarkten op dit moment zijn artsen, rijscholen, onderwijsinstellingen, personal trainers en kappers.

De ervaring van klantafspraken.nl: “Elke kapper kent dezelfde ergernis. Net op het verkeerde moment gaat de telefoon. Je moet er heen, maar vervelend is het wel. De klant die net geknipt wordt, vindt het vervelend, want die zat net een spannend verhaal te vertellen. De kapper vindt het ook lastig, want het kost gewoon tijd en tijd is geld. Geld voor een telefoniste of receptioniste is er in kleinere organisaties niet.”

Het is nu tijd de omslag te maken, volgens de makers van deze website. “Steeds meer Nederlanders raken in snel tempo gewend aan digitale afspraken-agenda’s. Een goedkope vliegreis boeken? Je vult zelf de vertrek- en aankomstdata in. Huisje voor vakantie zoeken? Je checkt meteen of dat chalet nog vrij is in de week dat jij weg wil. Het is onbegrijpelijk dat je de fysiotherapeut nog wèl belt, om te zien of deze nog ergens een gaatje in de agenda vrij heeft.”

Volgens klantafspraken.nl loopt de duurzaamheidswereld niet voorop in de adoptie van de online agenda. “Terwijl bedrijven uit milieuoverwegingen bewust steeds minder papier gebruiken, is het juist de papieren agenda die nog onnodig geld kost. Dat is eigenlijk heel vreemd. Huisartsen merken bijvoorbeeld dat een toenemend aantal patiënten geholpen moet worden, terwijl er per praktijk een afnemend aantal artsen beschikbaar is. Hierdoor neemt het telefoonverkeer aan de praktijk drastisch toe. De druk om effectief samen te werken is daardoor hoger. Het grote probleem voor patiënten is straks dat de praktijk onbereikbaar wordt, als dit probleem niet tijdig aangepakt wordt. En wat dacht je van de tijd die het docenten kost om ouderavonden te organiseren en in te plannen? Dat is toch zonde van alle moeite?”

Klantafspraken.nl trekt MKB-ers over de streep met een aanbieding om het online afsprakensysteem 30 dagen gratis uit te proberen. Het systeem kan heel eenvoudig op de eigen website worden ‘ingeplakt’. Ook kan het op een eigen Facebook-bedrijfspagina een plaats krijgen, met eigen logo en huisstijl. Alleen de klanten nog even inlichten dat deze pagina bestaat.

De eerste klanten van klantafspraken.nl zijn tevreden, volgens de makers. “Ons systeem is inmiddels beproefd in de Verenigde Staten, waar ze iets op ons vooruit lopen. Een extra voordeel is dat klantafspraken.nl de klant of patiënt kort voor de afspraak een reminder stuurt. Een sms-je: ‘Dan en dan hebt u een afspraak bij uw tandarts’. Je wil niet weten hoeveel mensen hun papieren afspraken vergeten of kwijt zijn geraakt. Er zijn al tandartsen die een boete in rekening brengen, als iemand niet komt opdagen. Maar ja. Die boete kan nooit dat kwartier of dat half uur vergoeden dat die tandarts en de assistente naar een lege behandelstoel zitten te kijken.”

Klantafspraken heeft pakketten die zijn afgestemd op de grootte van het bedrijf.